あなたはできてる？電話のマナー

就活で担当者に電話する時、どのような対応をするのが正解なのでしょうか。今回は就活の電話のマナーや、電話を使うシーンなどでのポイントを紹介したいと思います。

電話をかける前に

・事前に要件をまとめる
まずは電話をかける前に質問する内容や用件をメモにまとめましょう。電話をかけたあとに要件がわからなくならないようにしておきましょう。また、電話中は用件をメモしましょう。そのメモ帳は手元で見れるようにしておきましょう。

・時間を気をつけよう
電話をかける時間には気をつけましょう。ランチ時の午前11時半以降から午後13時半頃までは電話を掛けないのが無難です。また、始業後1時間と終業前1時間は電話の連絡は控えましょう。

・静かな場所はどうか
かける所が騒がしい場所であれば、相手の話したことを何度も聞き返すこともあります。相手からしてもこちらが何を話しているのかわからないこともあるため、静かな場所で電話をしましょう。

電話をかけた時のポイント

①「もしもし」はＮＧ
電話を出る際、プライベートの電話であれば「もしもし」から始めるのが普通です。しかし、ビジネスの場での電話マナーとしてはＮＧです。なぜなら「もしもし」は「申す申す」の略であり、電話敬語で略語を話すのは失礼に当たるからです。もしもしは使わず、名乗りから始めましょう。

②内容は復唱しよう
就活中の電話のマナーで意識しておきたいポイントの一つとして「復唱」です。余計な手間のように思えてしまいますが、ミスをなくしていく上でとても大切です。また、聞き取れなかったことに関しては「申し訳ありません。〇〇のため再度仰っていただいてもよろしいでしょうか」等聞きなおしたほうが手間は減らせます。ここで変に復唱すると「話を聞いていない」という印象を与えてしまいます。

③電話を切るのは後
電話で話し終わったら電話を切ることになります。この電話の切り方が重要です。相手が切るまで絶対に切らないのが電話のマナーです。相手が切ったのを確認してから切るようにしましょう。

④「了解しました」はＮＧ
相手方の要求や指示に対して「了解しました」と応えることがあると思います。これは就活先に用いる電話敬語としてはＮＧです。了解とは目上の人間が目下の人間に対して使う言葉です。同じニュアンスを伝えるなら「承知致しました」を使いましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
言葉使いにも気を付けて、正しい電話マナーを身につけましょう。